Aufbewahrungsfrist ändern
Sie können den Zeitraum, den gekündigte Accounts oder ausgeschiedene Personen im System aufbewahrt werden, selbst festlegen.
Die Festlegung erfolgt in den Einstellungen für interne/externe Accounts bzw. Einstellungen für interne/externe Mitarbeiter.
Für privilegierte Accounts kann die Aufbewahrungsfrist nicht geändert werden.
Standardmäßig sind 30 Tage vorgegeben.
Hinweis
Es gibt gesetzliche Vorschriften für die Aufbewahrung von Daten. Prüfen Sie zunächst, ob bzw. für welche Fälle diese für Ihr Unternehmen zutreffen.
Accounts dürfen nicht länger als der dazugehörige Mitarbeiter aufbewahrt werden.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Daten zu dem betroffenen Objekt wie folgt gelöscht:
gekündigter Account | Der Account wird im Active Directory gelöscht. |
ausgeschiedene Person | Alle Daten, Vorgänge und Accounts zu der ausgeschiedenen Person werden gelöscht. Ist das in Einzelfällen nicht möglich, z.B. aus Gründen der Datenkonsistenz, werden die betroffenen Datenobjekte in KYDSO anonymisiert. |
Klicken Sie im Menü Ändern auf die Aktion .
Wird diese nicht im Menü angezeigt, klicken Sie auf und wählen die Aktion dort aus.
Es öffnet sich die Bestandsliste. Diese ist beim ersten Aufruf nach dem Start von KYDSO aus Performance-Gründen leer.
Klicken Sie auf .
Klicken Sie an den gewünschten Einstellungen auf .
Im Abschnitt Informationen werden die aktuellen Einstellungen angezeigt.
Klicken Sie auf .
Der Assistent für die gewählte Aktion startet und führt Sie durch den Vorgang.
Nachdem Sie die Änderung ausgelöst haben, prüft KYDSO zunächst, ob die gewählte Aufbewahrungsfrist die jeweilige Regel erfüllt:
Aufbewahrungsfrist für | Regel |
|---|---|
Interne Accounts / Externe Accounts | Die Aufbewahrungsfrist des Account-Typs darf nicht größer sein als die Aufbewahrungsfrist der dazugehörigen Personengruppe (Interne Mitarbeiter bzw. Externe Mitarbeiter). |
Interne Mitarbeiter / Externe Mitarbeiter | Die Aufbewahrungsfrist einer Personengruppe darf nicht kleiner sein als die Aufbewahrungsfrist der damit verbundenen Account-Typen (Interne Accounts bzw. Externe Accounts sowie Privilegierte Accounts). |
Ist die Regel erfüllt, wird die gewünschte Aufbewahrungsfrist für den gewählten Account-Typ bzw. die gewählte Personengruppe verwendet.
Andernfalls wird die Neue Aufbewahrungsfrist (Tage) für den Auftrag automatisch auf den maximal möglichen Wert für den Account-Typ bzw. den minimal möglichen Wert für eine Personengruppe korrigiert und ein entsprechender Hinweis an dem Auftrag angezeigt.